Artık Şirketlerde Kağıt Devri Kapanıyor

İnsan kaynakları platformu Kolay İK ile dijital doküman ve dijital biyometrik imza platformu Inspakt bir iş birliğine imza attı. Buna göre Kolay İK’yı kullanan 1.800’ü aşkın şirket; sözleşme, izin, form, rapor gibi bazen günler süren basılı belgeye dayalı işlemlerini dijital ortamda dakikalar içinde gerçekleştirebilecek ve belgelerini daha güvenli bir şekilde saklayabilecek. Aynı zamanda kağıt, kargo gibi maliyetlerini düşürürken ağaçların kesilmesini önleyecek, karbon ayak izlerini de azaltacaklar.

Şirketlerin insan kaynakları (İK) departmanlarında çalışanlar, vakitlerinin önemli bir bölümünü kağıda dayalı süreçler için harcıyor. Global araştırma şirketi IDC’ye göre bin çalışanlı bir şirketin İK çalışanları, mesailerinin yüzde 60’ını doküman oluşturmak, bilgileri işlemek ve eksikleri gidermek için harcıyor. Diğer taraftan basılı belgeye dayalı işlemler yalnızca İK değil tüm departmanlarda ki işleyişi yavaşlatıp bazı işlemlerin günlerce uzamasına neden olabiliyor. İnsan kaynakları platformu Kolay İK, hizmet verdiği 1.800 şirketteki 150 bini aşkın çalışan ve 4 binden fazla İK yöneticisinin kağıda dayalı iş süreçlerini hızlandırmak için dijital doküman ve dijital biyometrik imza platformu Inspaktile iş birliği yaptı. Buna göre Kolay İK kullanıcıları; sözleşme, izin, form, rapor gibi basılı belge üzerinden ilerleyen tüm süreçlerini dijitale taşıyabilecek. Şirketlere göre özelleştirilebilen belgeler, dijital biyometrik imza ile uzaktan ve kolaylıkla imzalanabilecek.

Çağlar Yalı: “Günler alabilen işlemler dakikalar içinde çözülecek”

İş ilanı ve yetenek havuzu oluşturmaktan performans yönetimine kadar tüm İK süreçlerinde şirketlerin dijital çözüm ortağı olduklarını söyleyen Kolay İK CEO’su Çağlar Yalı, “Bu kapsamda sunduğumuz hizmetleri çeşitlendirerek kullanıcılarımız için daha fazla değer yaratmak adına alanında başarılı uygulamaları Kolay İK içerisine entegre ediyoruz. Inspakt iş birliğimiz de bu çerçevede gelişti. İzin, harcama, fazla mesai ve diğer pek çok süreç ağırlıklı olarak geleneksel yöntemlerle yani kağıt belge üzerinden ilerliyor. Bazen bir belgeyi imzalatmak saatler, hatta ilgili kişinin yoğun veya izinde olması gibi durumlarda günler alabiliyor. Inspakt iş birliğimiz ile birlikte kullanıcılarımız bu süreçleri dijital ortamda yürüterek dakikalara indirgeyebilecek. Geçmiş dosyalara da dijital ortamdan kolaylıkla ulaşılabileceğinden hem zamandan tasarruf edilecek hem de belgeler güvende olacak. Ayrıca şirketler kağıt ve kargo maliyetlerini düşürecek, ağaçların kesilmesini önleyecek ve karbon ayak izlerini azaltacaklar. Üstelik tüm bunları Inspakt’ın Kolay İK kullanıcılarına özel fiyat avantajı ile sunuyoruz” dedi.

Anıl Topal: “İK’nın gelecek hedeflerine çok daha hızlı ulaşmasına yardımcı oluyoruz”

Inspakt’ın 2020 yılında kağıtla yürütülen her türlü güven sürecini dijitalleştirme amacıyla kurulduğunu belirten Inspakt Kurucu Ortağı Anıl Topal, “Yoğun belge yönetimi ve imza işlemleri nedeniyle sıklıkla zaman ve verimlilik kaybı yaşanan İK departmanları da kurulduğumuz ilk andan beri odağımızdaydı. Kolay İK ile yaptığımız bu iş birliği sayesinde bu sektörde çok daha fazla firmaya, çok daha hızlı çözüm sağlayabileceğiz. İK profesyonelleri artık konu imza işlemlerine geldiğinde kağıda dönmek zorunda kalmayacak. Dijital biyometrik imza entegrasyonumuz ile çok kısa sürede tamamlanabilecek olan bu süreçler kullanıcılara zaman tasarrufu sağlayarak stratejik çalışmalara daha fazla odaklanmalarına imkan tanıyor. Fiziksel belge saklama ve yönetim maliyetlerini de ortadan kaldırırken çevresel açıdan da daha sürdürülebilir bir yaklaşım sunuyoruz. Kolay İK ile sağladığımız bu uçtan uca dijitalleşme imkanı, İK departmanlarının ve şirketlerin gelecek hedeflerine çok daha hızlı ulaşmasına yardımcı olacak” diye konuştu.

Dijital biyometrik imza nedir?

Islak imzanın dijital bir alternatifi olan dijital biyometrik imza, gelişmiş seviyede tanımlanan bir elektronik imza türü. İmza atılırken dokunmatik ekranlar aracılığıyla toplanan hız, ivme, basınç, koordinat gibi davranışsal verilerin değiştirilemez ve mahkeme önünde doğrulanabilir olarak dokümana basılmasıyla oluşuyor. Dijital biyometrik imza kullanmak; izin mutabakatı, bordro, harcama, iş sözleşmesi ve benzeri süreçlerin daha hızlı tamamlanmasına katkı sağlıyor. İmzalamanın yapılabilmesi için dokunmatik ekranlı bir cep telefonu veya tablet yeterli oluyor. İmzanın atılmasında kalem yerine parmak veya elektronik bir kalem, kağıt yerine de dokunmatik bir ekran kullanıldığından dolayı Türk Borçlar Kanunu'nda geçen ‘elle atılan imza’ statüsünde değerlendiriliyor ve yasal geçerliliği bulunuyor.

Kolay İK Hakkında:

Türkiye'nin SaaS modelinde hizmet veren ilk ve en büyük insan kaynakları platformu Kolay İK, 2015 yılında kuruldu. Bugün 1.800’den fazla şirkette 4 binden fazla İK yöneticisi ve 150 binden fazla çalışan tarafından aktif olarak kullanılan Kolay İK, şirketlerin kariyer sayfalarını oluşturması ve çalışanların işe alım sürecinden itibaren tüm insan kaynakları süreçlerinin dijital ortamda, uçtan uca yönetilmesini sağlıyor. Kolay İK’nın hizmetleri arasında çalışan özlük bilgilerinin tutulması, izin, maaş, prim, avans ve harcamaların takibi, performans değerlendirme, eğitim, takvim, vardiya ve zimmetlerin yönetimi gibi temel İK süreçleri de bulunuyor. 19ülkede kullanılan Kolay İK, 6 dil seçeneğiyle sunuluyor.